Dokumente auf Lotus Notes schützen
Viele Dokumente die im täglichen Büroleben erstellt und bearbeitet werden, sind nicht für jedermanns Augen gedacht. Das gilt auch für die Dokumente, die unter Lotus Notes auf dem System gespeichert und später wieder abgerufen werden. Doch kann es immer wieder dazu kommen, dass mit Lotus Notes nicht so gearbeitet werden kann, wie es eigentlich angedacht war. Dies liegt dann weniger am Programm selbst, sondern an Mängeln beim Umgang mit der Software und unzureichenden Plänen für mehr oder weniger vorhersehbare Pannen.
Solche Pannen und Mängel können in jedem Bürobetrieb auftreten und betreffen dann auch den Umgang mit dem IT-System im allgemeinem und beeinträchtigen im speziellen damit auch die Arbeit mit Lotus Notes. Daher ist es wichtig, dass ein effektiver Strauß an IT-Regelungen nicht nur vorhanden, sondern auch allen Mitarbeitern bekannt ist. Zusätzlich ist wichtig, dass sich alle Mitarbeiter, die mit IT-Aufgaben betraut sind, auch verantwortungsbewusst darum kümmern. Vorgeschlagene und laufende IT-Sicherheitsmaßnahmen müssen regelmäßig und ausreichend kontrolliert werden.
Daneben dürfen die Rechte, die etwa für den Umgang mit Dokumenten unter Lotus Notes ausgegeben wurden, nur von den befugten Personen auch wirklich ausgeübt werden. Wenn die derart zugeteilten Rechte missachtet werden, kann leicht eine Unordnung entstehen, wenn etwa Unbefugte Dokumente unter Lotus Notes verändern. Im schlimmsten Fall kann es zur Einsicht von Daten durch Personen kommen, die diese eben eigentlich nicht sehen sollten. Lotus Notes bietet hier zwar etliche Schutzmechanismen an, doch liegt es am Büro, diese zu aktivieren und in einem funktionierenden System die Rechte zuzuweisen.
Ein solches Durcheinander von Zugriffen und Zugriffsrechten muss in den seltensten Fällen beabsichtigt bzw. vorsätzlich sein. Viele Lücken in der Organisation des Betriebsablaufes können auch den professionellen Umgang mit Lotus Notes negativ beeinflussen. Man denke nur an einen Wechsel der Computer ohne verantwortungsvolles An- und Abmelden oder auch nachlässige Wechsel bei den mobilen Endgeräten, die mit Clients für Lotus Notes ausgestattet sind.
